Как правильно заполнить и утвердить график отпусков

Самое важное в статье: "Как правильно заполнить и утвердить график отпусков" с экспертными комментариями. Если возникли вопросы - задавайте их нашему дежурному эксперту.

Что нужно знать перед составлением графика отпусков? Образец и правила оформления приказа о его утверждении

Трудовое законодательство определяет график отпусков как документ, который показывает, когда и на какой срок уходят в отпуск сотрудники организации. Как оформляется этот документ, обязательно ли его утверждение, и какие требования законодатель предусмотрел для составления графика? Подробнее об этих и других нюансах составления и утверждения графика отпусков узнаете в нашей статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18 . Это быстро и бесплатно !

Нужно ли утверждать?

Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?

Как документ приобретает законную силу?

Варианты, с помощью которых документ приобретёт законную силу:
  1. Отдел кадров или иное уполномоченное подразделение, на которое локальными актами организации возложены такие обязанности, готовит его в виде отдельного документа, оставив место под резолюцию руководителя юридического лица. Затем уже руководитель, ознакомившись с результатами работы, ставит отметку «Утверждаю», свою подпись и печать организации, а также дату, когда произошло утверждение. С этого момента документ приобретает законную силу.
  2. Порядок предоставления отпускного времени так же готовится кадровой службой или иным уполномоченным сотрудником или подразделением, однако затем руководитель издаёт отдельный приказ либо распоряжение, которым уже и утверждается разработанный документ.

Обязательно ли утверждать?

Приведённые выше способы утверждения графика одинаково пригодны для использования. При этом использование отдельного приказа не обязательно – достаточно визы от руководителя о том, что документ утверждён.

Использование распоряжения удобнее в организациях с большим количеством сотрудников и внутренних подразделений. В этом случае график отпусков, утверждаемый согласно ст. 123 ТК РФ, может представлять собой многостраничный документ, который целесообразнее не визировать, а утверждать отдельным документом. Но и использование визы в этом варианте не будет ошибкой.

Трудовое законодательство требует лишь того, чтобы утверждённый график был в наличии, не устанавливая особых требований к тому, как конкретно он был введён в действие.

Когда должен быть введен в действие график?

В отличие от формы, к моменту, когда должен быть утвержден график, закон требования предъявляет. То есть период, когда утверждается документация, касающаяся времени ежегодного отдыха работников, строго регламентируется: согласно ст. 123 ТК РФ, график должен быть готов за 2 недели до того, как начнётся очередной календарный год.

Утверждённый график может в дальнейшем корректироваться, однако хотя бы первоначальный вариант его в указанные выше сроки должен быть введён в действие.

Кроме того, ст. 123 устанавливает ещё один вид сроков, касающийся доведения графика до каждого из сотрудников.

Ознакомление с графиком может быть оформлено следующим образом:

  1. На оборотной стороне документа или на отдельном подписном листе, прилагающемся к графику, работники ставят свою подпись и её расшифровку.
  2. Работники расписываются в отдельном журнале, где ведётся учёт ознакомления с локальными нормативными документами в организации.

Если нарушено время уведомления о времени отпуска, работник вправе потребовать выделить ему отпуск в любой момент, даже если работодатель возражает (ст. 124 ТК РФ).

Правила составления приказа на следующий год

Законодательство не устанавливает обязательных правил по оформлению внутренних приказов об утверждении графиков или иных документов, действующих на предприятии. Тем не менее обычно во всех организациях соблюдается сложившийся порядок документооборота. Согласно порядку документооборота приказ содержит в себе:

  1. указание на организацию или ИП, для работников которого составлен график;
  2. номер и дату документа согласно принятой в организации системе документооборота;
  3. суть приказа, а именно воля руководителя на то, чтобы график был утверждён и стал обязательным документом как для работников, так и работодателя;
  4. лица, ответственные за соблюдение порядка выхода в отпуск сотрудников организаций (обычно в качестве таких лиц указываются руководители отделов, служб и других внутренних подразделений предприятия согласно штатному расписанию);
  5. подпись руководителя, утвердившего документ, а также ответственных исполнителей приказа.

Приказ должен быть подготовлен в виде отдельного письменного документа, но если на предприятии действует система электронного делопроизводства, он может быть дополнительно выполнен и в виде электронного документа.

Примеры формулировок

Обычно при составлении приказа используются следующие формулировки:

  • «Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».
  • «Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».
  • «Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».

Возложение ответственности на кого-то из подчинённых необязательно, это пределеяется решением администрации.

В приказе может быть использована формулировка: «Ответственность за исполнение оставляю за соииавыбой».

Особенности составления

Подготовка и ввод в действие приказа об утверждении графика отпусков имеет свои особенности в зависимости от структуры и типа организации.

В муниципальных администрациях

Как и в коммерческих или некоммерческих организациях, в органах местной власти и приказ, и график тоже должны быть подготовлены: ст. 123 ТК РФ распространяется на всех работодателей.

Однако, готовя такой документ в муниципалитете, необходимо иметь в виду не только нормы трудового права, но и местное законодательство. Оно будет касаться того, в какой форме готовится график, как формулируется, составляется и готовится приказ об его утверждении, а также кто уполномочен его подписывать и утверждать.

Читайте так же:  Смена юридического адреса ооо

В частности, такой документ может издаваться не только в форме приказа, но и в виде распоряжения за подписью главы местной администрации. Кроме того, во многих муниципалитетах дополнительно действуют положения о порядке предоставления отпусков – и приказ вместе с графиком должны готовиться в соответствии с ним.

В том же случае, если речь идёт о дошкольном образовательном учреждении (ДОУ), руководителям следует дополнительно учитывать следующее:

  1. Работники ДОУ относятся к числу персонала с удлинённым оплачиваемым отпуском (постановление Правительства РФ № 466 2015 г.).
  2. График готовится согласно режиму работы ДОУ.

Кто подписывает?

Приказ об утверждении должен быть подписан:

  • Руководителем, утверждающим его.
  • Лицами, ответственными за соблюдение графика.

Срок хранения документа

Порядок хранения документации, используемой в организациях, утверждён в 2010 году приказом Министерства культуры РФ №558 (обычно в делопроизводстве на этот нормативный акт ссылаются, называя его «Перечень №558»).

В отношении графика отпусков Перечень в п. 693 прямо указывает срок хранения – 1 год. Что же касается приказов о предоставлении времени отдыха конкретным работникам и об утверждении графиков – то тут сложнее. В зависимости от действующих архивных правил эти приказы могут относиться как к категории «По личному составу» (а в некоторых организациях этот срок может составлять до 50 лет), так и «По АХВ» (если речь идёт не об отправке в отпуск конкретного работника, а об утверждении графика).

Распространенные ошибки при составлении документа, как их избежать?

Рассмотрим распространённые ошибки в этой области и как их избежать:

  1. Само по себе отсутствие графика. Это прямо запрещено ст. 123 ТК РФ. Способ защититься от такой ошибки прост – документ составлять надо.
  2. Нарушение сроков, установленных законом. Избежать ошибки можно с помощью надлежащего контроля.
  3. Несоблюдение требований о разбиении отпуска.

Меры защиты от ошибки – контроль отдела кадров за составлением отпускного графика.

  • Не учитываются пожелания работников, имеющих право на отпуск в любое время. Как следствие, график ломается. Методом защиты может быть только предварительный опрос работников.
  • Статья 125 ТК РФ. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

    По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

    Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

    Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

    Легко заметить, что по сути избежать всех ошибок можно одним способом – соблюдать закон.

    • Как устанавливается и распределяется очередность отдыха работников?
    • Как и на каких основания вносятся изменения в график?
    • Что такое выписка из этого документа и как ее оформить?

    График отпусков – необходимый документ, который должен быть на каждом предприятии. Его отсутствие чревато административной ответственностью. Но и при составлении графика должны учитываться нормы действующего законодательства.

    Полезное видео

    Предлагаем посмотреть видео о том, как составляется и утверждается график отпусков:

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-46-18 (Москва)
    +7 (812) 425-63-64 (Санкт-Петербург)

    Как заполнить график отпусков

    График отпусков — обязательный для исполнения обеими сторонами трудовых отношений документ: как для работодателя, так и для работника. Он утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до наступления следующего за ним.

    Сроки и порядок подготовки

    График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. В этой статье мы затронем вопросы заполнения и внесения изменений. Напомним только, что предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса лучше всего закрепить алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

    График отпусков: образец заполнения 2019, бланк

    Чтобы подготовить график отпусков, пример заполнения на 2019 год которого мы приведем ниже, мы рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    [1]

    Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

    Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите соответственно текущую дату и год, на который составляется документ.

    Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите ФИО и должность руководителя организации.

    [2]

    Шаг 4. Переходим к самой таблице. Заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО и табельный номер.

    Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, это могут быть 2 периода по 14 дней и т.д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату ухода начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: совпадать с запланированной она будет, если сотрудник отдыхает по графику.

    Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот был перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата согласно приказу.

    Читайте так же:  Особенности страхования квартиры на время отпуска

    Шаг 7. В поле «Примечание» можно указывать рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

    Образец заполнения графика отпусков, форма Т-7

    Для составления документа вы также можете использовать наш образец заполнения графика отпусков на 2019 год в формате Excel.

    Как вносить изменения

    График — это прежде всего план, который часто разнится с реальностью, поэтому в течение года в него могут вноситься изменения или оформляться дополнения. Для этого нужно получить от работника письменное заявление, в котором он должен указать дату начала нового периода, а также причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами данные можно оформить таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

    Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае потребуется получить заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

    Оба заявления составляются в свободной форме.

    [3]

    Отдых вне плана

    Сотрудник имеет право просить об отдыхе вне плана, для этого он также пишет заявление в свободной форме по приведенному выше образцу. Работодатель принимает решение согласиться или отказать ему. Отметим, что согласие в этом случае является правом, а не обязанностью нанимателя. Однако существуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

    Кроме того, работник может попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы, тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель также может отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

    Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

    Можно ли отозвать сотрудника

    Работника по инициативе работодателя можно отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие – нельзя), но только с его согласия (ст.125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

    После этого следует издание приказа на внесение изменений.

    График отпусков

    График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

    График отпусков: как правильно составить

    Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

    График отпусков: правила оформления и внесение изменений

    При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

    К таким категориям работников, в частности, относятся:

    • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
    • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
    • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
    • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
    • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

    С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

    Что отразить в графике отпусков

    Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

    График отпусков:

    Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

    График отпусков: бланк

    Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

    Приказ о графике отпусков: образец

    Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

    Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

    Приказ о составлении графика отпусков: образец

    Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

    ООО «Солнечный зайчик»

    о составлении графика ежегодных отпусков

    г. Москва 19.11.2018

    Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

    1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

    При подготовке информации необходимо учесть:

    — пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

    — пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

    — период отпуска совместителей по их основному месту работы.

    2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

    Читайте так же:  Как открыть магазин обуви начинаем обувной бизнес
    Видео (кликните для воспроизведения).

    3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

    — главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

    — начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

    — начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

    4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

    Генеральный директор Солнышков В.С.

    С Приказом ознакомлены:

    Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

    Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

    Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

    Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

    Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

    Утверждение графика отпусков

    График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

    После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

    График отпусков образец заполнения в 2019 году

    При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

    Внесение изменений в график отпусков

    Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

    Где в графике отпусков отражаются изменения

    Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

    • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
    • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
    • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
    • в графе 10 отражаются различные примечания.

    Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

    Внесение дополнений в график отпусков

    Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

    Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

    Сколько времени нужно хранить график отпусков

    Ответственность за отсутствие графика отпусков

    Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

    • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
    • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

    Отпуск в табеле учета рабочего времени

    ) указывается в зависимости от вида отпуска:

    Вид отпуска Буквенный код Числовой код
    Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10 Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16 Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18 Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15 Оплачиваемый учебный отпуск У 11 Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13

    В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

    Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

    Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

    Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

    Номер по порядку Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Итого отработано за I половину месяца
    1 2 3 4 5 1 Петрова Елена Федоровна, бухгалтер 054 Я Я Я Я Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я 6 8 8 8 8 8 8 48

    Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

    Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

    • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
    • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.
    Читайте так же:  Как получить удостоверение многодетной семьи

    Образец приказа на утверждение графика отпусков

    Как утвердить план отпусков

    Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

    • ежегодные оплачиваемые;
    • неиспользованные в прошлом году;
    • дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

    График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

    Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:


    Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

    Унифицированный шаблон (форма Т-7)

    Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу. Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна.

    То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение – когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

    Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

    Как выглядит распоряжение на утверждение графика отпусков (образец)

    Если на вопрос «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков» начальство ответило утвердительно, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому он должен содержать все стандартные реквизиты:

    • наименование организации;
    • название;
    • дату составления;
    • суть распоряжения;
    • сведения о лице, его подписавшем;
    • подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников следить за соблюдением утвержденных правил.

    Вот один из вариантов оформления:

    Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.

    График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец

    По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

    Для чего нужен график отпусков

    График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

    Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

    Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

    По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

    Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

    В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

    • Ежегодный оплачиваемый отпуск;
    • Дополнительный отпуск, предоставляемый из-за особых трудовых условий;
    • Периоды отдыха, которые работник не использовал в предыдущие 2 года.

    Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

    Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

    В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

    В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

    Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

    Читайте так же:  Бесплатные услуги юриста по сделкам с недвижимостью

    Когда и на какой период утверждается

    Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

    Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

    График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

    Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

    Обязательно составлять график или нет

    ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

    Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

    Скачать бланк и образец заполнения формы Т-7

    График отпусков на 2019 год Excel скачать бесплатно бланк.

    График отпусков на 2019 год бланк скачать бесплатно Word.

    График отпусков образец заполнения скачать в формате Pdf.

    Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

    Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

    Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

    Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

    Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

    Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

    Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

    В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

    В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

    В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

    В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

    Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

    Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

    Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

    Порядок утверждения

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

    • Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
    • Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
    • Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
    • График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
    • Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
      • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
      • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

    Источники


    1. Сокиркин В. А., Шитарев В. С. Международное морское право. Часть 6. Международное морское экологическое право; Издательство Российского Университета дружбы народов — Москва, 2009. — 224 c.

    2. Зайцева Т. И., Медведев И. Г. Нотариальная практика. Ответы на вопросы. Выпуск 3; Инфотропик Медиа — М., 2010. — 400 c.

    3. Ключевые прецеденты ФАС Московского округа по налогам за 2009 год. — М.: Тимотиз Паблишинг Раша, 2010. — 512 c.
    4. Англо-русский юридический словарь с транскрипцией / ред. И.В. Миронова. — М.: СПб: Юридический центр Пресс; Издание 2-е, испр. и доп., 2015. — 697 c.
    5. Скурихин, А.П. Испанско-русский юридический словарь: моногр. / А.П. Скурихин. — М.: Русский язык — Медиа, 2014. — 552 c.
    6. Марченко, М. Н. Проблемы теории государства и права / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 766 c.
    Как правильно заполнить и утвердить график отпусков
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here